Note di management n° 20

Progettazione europea

Nel concepire, disegnare e pianificare i propri interventi progettuali in ambito di cooperazione internazionale la Commissione Europea predilige ed adotta due tipologie di approcci:

• il Project Cycle Management (PCM)

• il Logical Framework Approach (LFA).

A partire dai primi anni ’90 il Logical Framework Approach viene utilizzato a livello comunitario come strumento principale del Project Cycle Management.

Queste tecniche e metodologie si configurano attualmente come prassi consolidata (best practice) nelle attività di gestione degli interventi di cooperazione internazionale fatti propri dalla Commissione europea.

Tali sistemi hanno come peculiarità l’attuazione di un approccio integrato tra le differenti fasi progettuali, sistematico nella definizione dei rapporti di causa ed effetto e partecipativo nei confronti dei beneficiari dell’azione progettuale.
Il Logical Framework Approach rappresenta quindi una metodologia per la progettazione, la gestione e la valutazione di programmi e progetti attraverso il ricorso a strumenti volti ad accrescere la partecipazione, la trasparenza ed a favorire l’approccio per obiettivi; esso costituisce cioè l’applicazione di metodi e strumenti di Project Management.

L’adozione e l’uso di questi stessi approcci metodologici nella stesura e redazione delle proposte progettuali inoltrate, così come nella gestione delle iniziative progettuali, è particolarmente consigliato da parte dei funzionari, valutatori ed amministratori incaricati dalla Commissione europea di vagliare le proposte ed i rapporti tecnici e di amministrare il finanziamento delle iniziative accolte.

Il Logical Framework Approach applicato al Project Cycle Management viene considerato buona prassi perché si focalizza in un approccio di tipo partecipativo, ovverosia si basa su due presupposti:

• integrazione delle diverse azioni sulla base di un programma indicativo;

• approfondita analisi della situazione in cui si intende intervenire.

In termini concreti, questa metodologia dà la possibilità al tecnico di garantire un risultato efficace ed efficiente del progetto, che coordini ed allo stesso tempo collochi il progetto stesso all'interno di una strategia di sviluppo predefinita.

La gestione del ciclo del progetto - Project Cycle Management - è una tecnica gestionale finalizzata a concepire ed integrare tutti i punti principali ed essenziali della vita di un progetto.
Il ciclo di progetto è tipicamente composto di sei parti fondamentali e collegate:

1. l’identificazione di una strategia indicativa costituisce il punto di partenza del ciclo di progetto. In termini operativi vengono stabiliti una procedura e i principi metodologici finalizzati al cambiamento di una situazione esistente;

2. la definizione degli obiettivi fornisce una direzione specifica alle attività progettuali e determina le pietre miliari attraverso le quali gli stadi di progetto verranno strutturati;

3. la pianificazione delle attività necessarie al conseguimento degli obiettivi
   rappresenta l’intelaiatura operativa per la realizzazione del progetto in termini di tempi, risorse e azioni necessarie;

4. il reperimento delle risorse necessarie per la realizzazione del progetto si concretizza attraverso la definizione di un apposito piano finanziario;

5. la realizzazione di singole azioni, ovverosia la concreta esecuzione delle fasi
   progettuali;

6. la valutazione ed il monitoraggio dell’esito e dell’impatto delle attività realizzate e la comparazione con i risultati attesi al fine, eventualmente, di poter intervenire con aggiustamenti migliorativi.

I risultati dell’analisi degli stakeholders, dei problemi, degli obiettivi, della strategia rappresentano la base per la predisposizione della Logical Frame Matrix - Logframe, cioè una matrice che sintetizza gli elementi chiave di un progetto, ed in particolare:

• la gerarchia degli obiettivi di un progetto (descrizione del progetto e logica di intervento)

• i principali fattori critici esterni al successo del progetto (presupposti)

• come i risultati del progetto saranno monitorati e valutati (indicatori e fonti di verifica).

La matrice fornisce inoltre la base su cui risorse (input) e costi (budget) vengono determinati.
 

L’adozione del Logical Framework come metodologia di progettazione serve quindi a
definire precisamente il campo di azione e le possibilità di intervento del progetto definendo a tavolino un processo analitico articolato su una precisa definizione degli obiettivi intermedi (precedentemente identificati come pietre miliari - milestones - del progetto) all’interno di un quadro logico precostituito secondo una logica verticale.

La definizione del quadro logico di un progetto segue questo percorso a ritroso:

• il punto di partenza è la definizione dell’obiettivo generale. Che cosa si vuole
  ottenere, la finalità ultima del progetto ed il suo scopo. Si tratta della questione principale da chiarire;

• il passo successivo concerne l’identificazione degli obiettivi intermedi (delle
  pietre miliari - milestones - del progetto) che servono ad elencare ed identificare con precisione gli stadi fondamentali del progetto;

• in terzo luogo, è quindi necessario identificare le azioni da intraprendere per
  perseguire gli obiettivi intermedi ed ottenere i risultati (outputs) necessari al loro raggiungimento;

• identificare con precisione i risultati concreti che coincideranno con il
  conseguimento delle tasks necessarie per raggiungere l'obiettivo finale.

Tutte queste componenti sono riassunte e collegate fra loro tramite la Logframe Matrix che è lo strumento tecnico riassuntivo del LFA.
In questa tabella vengono esposti tutti i fattori salienti e le componenti necessarie per la realizzazione del progetto e per la sua corrispondenza con gli obiettivi perseguiti, nonché i legami logici che concatenano la successione degli eventi ed i relativi rapporti causa/effetto.
 

In genere la tabella è composta da quattro colonne e quattro righe, legate tra loro da un rapporto di  causa-effetto.
Esiste una sequenza generale per il completamento della matrice che inizia con la descrizione del progetto (I colonna, top-down), i presupposti (IV colonna, bottom-up), seguite dagli indicatori e dalle fonti di verifica (II e III colonna, trasversale).
In particolare, nelle quattro righe della prima colonna sono indicati:

• gli obiettivi generali: vanno al di là del singolo progetto, indicando il beneficio a lungo termine per la società, cui il progetto intende contribuire

• l’obiettivo specifico: si riferisce al beneficio che il progetto intende introdurre nella vita dei destinatari

• i risultati attesi: sono costituiti dai prodotti/servizi direttamente rilevabili e disponibili per i destinatari finali

• le attività: rappresentano le azioni che consentiranno il raggiungimento dei singoli risultati.

Nella seconda colonna si riportano gli indicatori oggettivamente verificabili che descrivono gli obiettivi del progetto in termini oggettivamente misurabili e comprovano il raggiungimento di ciascun risultato.

Nella terza si indicano le fonti di verifica interne ed esterne al progetto che descrivono dove e in quale forma è possibile trovare le informazioni necessarie a verificare il grado di raggiungimento degli obiettivi/risultati, espresso dagli indicatori.
 

Nella quarta, infine, si descrivono i presupposti o pre-condizioni, cioè quei fattori esterni al progetto e fuori dal controllo gestionale che però condizionano il raggiungimento degli obiettivi progettuali, il cui mancato verificarsi può impedire il corretto svolgimento dell’intervento.
 

Così concepita la tabella contiene tutti gli elementi necessari alla descrizione del progetto e consente di recuperare dettagli a seconda di quanto sia necessario entrare nello specifico del singolo aspetto progettuale.

Le attività indicative sono spesso rappresentate in modo migliore separatamente rispetto alla matrice usando un Gantt o una loro descrizione. Allo stesso modo, è preferibile che mezzi e costi non siano inclusi nella matrice, utilizzando invece altri strumenti più appropriati per la presentazione di questo tipo di informazioni.

Questo vero e proprio “Quadro logico” è una tecnica che si caratterizza:

• per il suo metodo rigoroso e scientifico, che riduce al minimo il rischio di produrre progetti vaghi o di sottostimare le risorse necessarie;

• per l’attenzione che presta all’aspetto della valutazione;

• per l’accento che pone sui bisogni effettivi dei beneficiari finali del progetto (in questo senso, riducendo al minimo il rischio della “auto – referenzialità”, cioè di progetti che servono soprattutto, o esclusivamente, a chi li mette in atto, e non a
  chi dovrebbe ricavarne dei vantaggi reali).

La preparazione di una matrice è un processo iterativo dove informazioni precedentemente assemblate hanno bisogno di essere riviste e, se necessario, revisionate.

La Logframe Matrix non va quindi impiegata meccanicamente, ma deve essere utilizzata e pensata come strumento dinamico e flessibile, a supporto della normale pianificazione progettuale e finanziaria delle attività e deve essere costantemente rielaborata e migliorata alla luce di eventuali modifiche del progetto o delle condizioni esterne.

La matrice va pertanto usata creativamente e produttivamente per verificare che l’attività sia ben progettata e rappresenta un utile strumento per tutte le successive fasi di monitoraggio e valutazione.

Roma, Aprile 2007

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